Si alguna vez has perdido una gran cantidad de datos personales importantes, probablemente conoces a la perfección la sensación de pánico, respiración acelerada y presión en el pecho que esto ocasiona, y si eso lo extrapolamos a información de nuestra organización el problema se transforma en algo mucho más crítico, ya que probablemente estemos comprometiendo horas de trabajo, información confidencial y la continuidad de nuestros servicios. Para evitar esta mala experiencia surge como solución óptima el concepto de backup, que no es otra cosa que una copia de seguridad de los datos que ante cualquier escenario negativo nos permita restaurar la información a su estado original.
Existe un riesgo latente de que se presenten problemas de pérdida de información que puedan afectar gravemente a nuestra organización y su funcionamiento (ciberataques, fallos de hardware, accidentes, desastres naturales o simplemente errores humanos), por lo que la creación y actualización constante de los backups, o copias de seguridad, puede ser el aliado ideal para que tu compañía o proyecto cuente con un plan de respaldo y pueda responder rápidamente ante esta contingencia.
Según una encuesta realizada por ESET Latinoamérica, el 55% de los encuestados afirmó haber perdido información alguna vez por no contar con un respaldo de la información, mientras que el 63% de los encuestados aseguró que nunca se informó sobre las buenas prácticas a la hora de realizar copias de seguridad de su información. Las estadísticas globales son incluso más preocupantes: mensualmente 1 de cada 10 computadores es infectado por algún tipo de virus, 113 dispositivos móviles se pierden o roban por minuto y 2/3 de las empresas que pierden datos, tienen que cerrar a los 2 años de perder la información.
En este contexto es importante revisar cuáles son los errores más comunes que se cometen al momento de realizar respaldos y así sacarle el máximo provecho a los procesos de respaldo:
Almacenar las copias de seguridad en el mismo disco. Un error común es realizar las copias de seguridad en una carpeta dentro del mismo equipo en el que están los archivos originales. Esto supone un gran riesgo para la información que se quiere respaldar, ya que, si los archivos no están alojados en un medio externo, en caso de robo, extravío o que el equipo deje de funcionar, las copias de seguridad se perderán junto a los originales y de nada habrá servido el esfuerzo.
Hacer backup de toda la información del disco. El fin de realizar un backup es el de guardar una copia de aquellos archivos que contienen información sensible o en su defecto archivos que son muy difíciles de conseguir en Internet. En este sentido, guardar una copia del instalador de un programa que podemos descargar de Internet en cualquier momento no tiene mucho sentido. Esto solo hará que ocupemos el espacio de almacenamiento con archivos poco relevantes y que se haga más difícil el proceso de clasificación de la información respaldada.
No revisar la integridad de las copias de seguridad. La mayoría de los usuarios reconoce que no verifica el estado de los archivos respaldados luego de realizar backup en el medio de almacenamiento elegido. Este es un error común y es muy fácil de evitar: solo se necesita que una vez realizadas las copias te asegures que se copiaron correctamente y están accesibles. Puede suceder que durante el proceso de respaldo el nuevo archivo se corrompa debido a un error en el momento en que se guarda el archivo.
No hacer backup de manera periódica. Otro error común es no hacer backup de la información de forma frecuente, especialmente si trabajamos con archivos o proyectos que están en constante evolución y que reciben cambios de forma regular. Si definimos procesos de respaldos en periodos demasiado extensos, por ejemplo mensualmente, ante un incidente nos exponemos a la perdida de una gran cantidad de información.
Hacer backup de información que no ha sido modificada. Un error que muchas veces está relacionado con realizar backup de forma desordenada o sin una debida planificación, es realizar copias de seguridad de archivos que no han sido modificados. Con esto nos referimos a archivos que ya fueron respaldados y que por desorden o error de clasificación se vuelven a respaldar, ocupando espacio que podría aprovecharse para almacenar archivos que no cuentan con una copia.
No cuidar los dispositivos en los que almacenamos nuestras copias de seguridad. Existen distintas alternativas a la hora de elegir el medio en el cual guardar nuestras copias. Por ejemplo, podemos utilizar un disco duro externo o una memoria USB para el almacenamiento, pero es importante tener en cuenta que los dispositivos físicos pueden romperse o extraviarse. De hecho, los discos duros son sensibles a los golpes, por lo que una caída puede ser suficiente para perder toda la información almacenada, mientras que las memorias USB pueden extraviarse fácilmente.
Uso de contraseña débil en servicios en la nube. Los servicios de backups en la nube son una alternativa eficiente y cada vez más utilizada por las organizaciones, sin embargo, ante este escenario vuelve a surgir el riesgo asociado al uso de contraseñas débiles para acceder a las cuentas de estos servicios en la nube.
La principal recomendación para crear un plan de recuperación de backup es la regla 321.
· Realiza 3 copias de seguridad de tus datos.
· Guarda esas copias en, al menos, 2 tipos de soportes diferentes.
· Asegúrate de tener 1 copia en otro site (como almacenamiento en la nube).
